Zahtjevi za efikasnošću na poslu stvorili su pogrešne predstave o tome šta zaista znači produktivan radni dan, zbog čega mnogo ljudi misli da je zauzetost isto što i produktivnost.
Razlike između produktivnih i zauzetih ljudi
Zauzeti ljudi teže tome da uklope što više stvari i poslova u svoj dan. Produktivni ljudi su svoju listu obaveza smišljeno i planirano smanjili za 50 posto.
Zauzeti ljudi misle da je više stvari potrebno uraditi za uobičajenih osam ili devet sati provedenih na poslu. Oni stavljaju previše zadataka na svoju listu obaveza, da bi većinu njih zapravo odložili za sutradan.
Produktivni ljudi odlično znaju da im na listi obaveza nije potrebno 40 zadataka. Oni zauzimaju manje je više pristup kada je u pitanju planiranje svog radnog dana izvršavanjem samo onih najvažnijih zadataka.
Zauzeti ljudi „skaču“ na svaki zadatak. Produktivni ljudi znaju razliku između „hitnog“ i „važnog“.
Zauzeti ljudi provode većinu svog vremena na poslu „gaseći nepotrebne požare“, jer ih zaslijepe hitne brige na poslu koje u suštini nisu toliko važne. U svakoj kompaniji mnoge stvari mogu biti označene kao hitne, ali to obično utvrdi vaš kolega ili šef koji očekuje odgovor ŠTO PRIJE.
Izuzetno produktivni ljudi znaju da razlikuju hitne zadatke i važne zadatke. Fokusiraju se na to da urade ono što je važno, umjesto da potroše svoje radno vrijeme u pokušaju da završe različite hitne zadatke.
Zauzeti ljudi su uvek rasijani. Produktivni ljudi stvaraju sistem.
Zauzeti ljudi su tokom godina razvili navike koje ubijaju produktivnost. Kompulsivno provjeravaju e-poštu tokom dana i izbacuju se iz kolosjeka kad god im telefon zazvoni. A ovakve prakse zapravo mogu da uspore mozak.
U nedavnoj studiji na londonskom univerzitetu King’s College otkrili su da kompulsivno nerviranje oko mejlova može dovesti do pada od 10 IQ bodova. Stalno prebacivanje između rada na nekom zadatku i odgovaranja na e-poštu takođe mijenja strukturu vašeg mozga što dovodi do manje sposobnosti fokusiranja.
Sa druge strane, produktivni ljudi kreiraju sistem za čak i najobičnije zadatke, poput provere svoje e-pošte. Oni se određeno, kratko vrijeme posvećuju provjeravanju mejlova, tako da mogu više da se koncentrišu na ono što je neophodno za ispunjavanje njihovih ciljeva za taj dan.
Zauzeti ljudi obavljaju više zadataka istovremeno. Produktivni ljudi se fokusiraju.
Zauzeti ljudi se trude da rade 15 stvari odjednom. Na računaru im je otvoreno nekoliko prozora i dokumenata dok neprestano provjeravaju kalendar.
Produktivni ljudi se usredsređuju na što efikasnije obavljanje zadataka koji su najvažniji. Oni efikasno obavljaju više zadataka tako što spajaju manje važan zadatak sa važnim zadatkom. Na primjer, visoko produktivna osoba vodi bilješke o idejama o potencijalnom projektu dok čeka sastanak odbora. Produktivni ljudi su takođe svjesni da bi trebalo da obavljaju više zadataka samo ako se druga manje važna stvar može odraditi sa malo energije.
Zauzeti ljudi zalijepljeni su za svoje stolove. Produktivni ljudi znaju kada treba napraviti pauzu.
Zauzeti ljudi rijetko prave pauze, oni zapravo mrze pauze misleći da su one za lenjivce. Takođe su frustrirani kada vide produktivne ljude koji izgledaju kao da imaju sve vrijeme na svijetu i koji zapravo uživaju u svom poslu. Produktivni ljudi znaju kada će sebi dati trenutak da se odmore. Prave pauze odlazeći u šetnju dok slušaju svoju omiljenu muziku, gledajući kratak smiješan video, meditirajući ili ići na užinu. Znaju da će biti produktivniji kada puste mozak da se odmori od nekoliko dugih sati rada.
